Діяльність
Прийняття та видача документів для проставлення апостиля
Апостиль – це стандартизований сертифікат чи штамп (який носить назву Apostille). Документи, на яких проставлений апостиль, не потребують додаткової легалізації та повинні визнаватися на будь-якому державному рівні в країнах-учасницях Гаазької Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, 05.10.1961 року.
Порядок проставлення апостиля
Для проставлення апостиля нотаріуси здійснюють прийом офіційних документів, що видаються органами юстиції та судами, а також документів, що оформляються нотаріусами України, (крім виписки з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань).
Виписка з Єдиного державного реєстру для проставлення апостиля передається державним реєстратором юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, яким сформовано таку виписку, до територіальних органів Міністерства юстиції України.
Проставлення апостиля на вказаних документах здійснюється за заявою будь-якої особи, яка подає відповідний документ, шляхом її особистого звернення до нотаріуса.
Проставлення апостиля проводиться за допомогою програмних засобів ведення Електронного реєстру апостилів у такому порядку:
– прийняття нотаріусом документів;
– розгляд документів Міністерством юстиції України;
– проставлення апостиля або відмова у його проставленні Міністерством юстиції України;
– видача нотаріусом документів за результатом розгляду заяви про проставлення апостиля.
Важлива інформація
Що необхідно знати про апостиль.
Строк розгляду документів для проставлення апостиля
Проставлення апостиля, відмова в його проставленні здійснюються у строк до 2 робочих днів.
У разі необхідності отримання зразка підпису, відбитка печатки та/або штампа, а також здійснення перевірки документів про державну реєстрацію актів цивільного стану у випадках відсутності відомостей про них у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян та/або виникнення сумніву щодо їх достовірності строк розгляду документів на проставлення апостиля може бути продовжено до 20 робочих днів.
Країни-учасниці Конвенції
Правове регулювання порядку проставлення апостиля в Україні
-
Закон України “Про приєднання України до Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів” № 2933-III від 10.01.2002 року;
-
Постанова Кабінету Міністрів України від 18 січня 2003 року № 61 «Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів»;
-
Порядок ведення Електронного реєстру апостилів, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 4 листопада 2015 року № 890;
-
Порядок підготовки нотаріально оформлених документів для їх консульської легалізації, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2015 року № 2268/5;
-
Наказ Міністерства юстиції України “Про розмір та порядок оплати послуг з проставлення апостиля” від 18.12.2003 N 161/5.
Апостиль чи легалізація?
Консульська легалізація офіційних документів – це процедура підтвердження дійсності оригіналів офіційних документів або засвідчення справжності підписів посадових осіб, уповноважених засвідчувати підписи на документах, а також дійсності відбитків штампів, печаток, якими скріплено документ, з метою використання його за кордоном.
Консульська легалізація здійснюється уповноваженим працівником Департаменту консульської служби Міністерства закордонних справ України, Представництв Міністерства закордонних справ на території України або консульською посадовою особою закордонної дипломатичної установи України.
Кінцевим етапом буде консульська легалізація документа у посольстві або консульстві тієї держави, де документ має бути представлений.
Тобто процедура проведення консульської легалізації багатоступенева та досить складна.
При цьому для країн-учасниць Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, єдиною формальною процедурою, яка може вимагатися для посвідчення автентичності підпису, якості в якій виступала особа, що підписала документ, та, у відповідному випадку, автентичності відбитку печатки або штампу, якими скріплений документ, є проставлення апостиля компетентним органом держави, в якій документ був складений.
В яких випадках апостиль та легалізація не потрібні?
Необхідно зазначити, що відповідно до статті 3 Конвенції дотримання вищезгаданої формальної процедури (проставлення апостиля) не може вимагатися, якщо закони, правила або практика, що діють в державі, в якій документ представлений, або угода між двома чи декількома договірними державами, відміняють чи спрощують дану формальну процедуру або звільняють сам документ від легалізації.
Україна є учасницею окремих міжнародних договорів, якими скасоване будь-яке додаткове засвідчення офіційних документів, що подаються до установ держав-учасниць такого Договору.
Двосторонні міжнародні договори у сфері міжнародно-правового співробітництва.